Uittreksel uit de officiële tekst. Gelieve de volledige officiële tekst in bijlage te raadplegen.
CVBA WAALSE KROOK
Botermarkt 1, BE-9000 Gent
Contact: Mieke Van Draege
E-mail: info@sogent.be
Internet adres(sen):
https://enot.publicprocurement.be/enot-war/preViewNotice.do?noticeId=251097
II.1. BESCHRIJVING
II.1.1. Door de aanbestedende dienst aan de opdracht gegeven benaming:
Aanstellen van een Facility Manager
II.1.2. Korte beschrijving van de opdracht of de aankoop/aankopen:
Aanstelling van Facility Manager
De CVBA Waalse Krook wenst een overeenkomst voor een Facility Manager af te sluiten voor het aansturen van de facilitaire processen en activiteiten binnen de Waalse Krook. Deze dienstverlener is verantwoordelijk voor alle activiteiten gelinkt aan zowel het technische en bouwkundige beheer van het Patrimonium Waalse Krook, inclusief van het Hoofdgebouw, de omgevingsaanleg rondom het gebouw, waaronder ondermeer het verhoogd plein, de fietsenstalling, alsook de veiligheid en de beveiliging ervan, inclusief de technische installaties. Op deze manier wordt een optimale benutting verzekert van de gebouweninfrastructuur evenals het gebruiksgemak en veiligheid van personeel en bezoekers. Daarnaast zal de dienstverlener ook verantwoordelijk zijn voor alle diensten die de CVBA Waalse Krook levert aan de Contractanten en de Gebruikers, waaronder ondermeer de schoonmaak, afvalbeheer,. Ondervermelde lijst in een niet-limitatieve lijst van diensten, onderhoud die zal moeten worden beheert door de facility manager.
Bouwkundig onderhoud
Onderhoud technieken
Onderhoud ICT voorzieningen
Schoonmaak dagelijks
Schoonmaak glaspartijen
Beveiliging
Onthaal
Afvalbeheer
Ongediertebestrijding
Klusjesman
Contracten energie en nutvoorzieningen
Binnen deze overeenkomst wordt met 'dienstverlener' één rechtspersoon beschouwd ofwel zelfstandige.
IV.1. TYPE PROCEDURE
Openbaar.
VI.3. GECORRIGEERDE OF TOEGEVOEGDE INFORMATIE:
- Wijziging van de oorspronkelijke door de aanbestedende dienst opgegeven informatie.
- Publicatie op de TED-website wijkt af van de oorspronkelijke door de aanbestedende dienst opgegeven informatie.
- In de oorspronkelijke aankondiging
VI.3.3. Te corrigeren tekst in de oorspronkelijke aankondiging:
Plaats waar de te wijzigen tekst staat: VI.3) NADERE INLICHTINGEN
In plaats van:
1/ Het bestek is verkrijgbaar op de website van Sogent
http://www.sogent.be/aanbestedingen
2/ Verplichte plaatsbezoek
De inschrijver is verplicht deel te nemen aan een plaatsbezoek, dit plaatsbezoek zal doorgaan op vrijdag 21/10/2016 om 14u00.
Een door de aanbestedende overheid ondertekend attest van plaatsbezoek moet aan de offerte worden toegevoegd.
3/ AANDACHT : de aanbestedende overheid wijst erop dat er gelijktijdig een overheidsopdracht voor de aanstelling van een Site Manager wordt georganiseerd. Het is de marktspelers toegestaan om aan beide procedures deel te nemen, maar eenzelfde inschrijver kan niet gelijktijdig Sitemanager en Facility Manager zijn omwille van het risico op belangenvermenging. Immers de Facility Manager rapporteert aan de Sitemanager en staat hiërarchisch onder de Sitemanager. Een permanente toepassing van artikel 64 KB Plaatsing zou ertoe leiden dat de Sitemanager geen leiding kan geven aan de Facility Manager en zou tot een wezenlijke uitholling en onwerkbaarheid van de opdracht leiden. Tevens bestaat er een risico op beperking van de mededinging en stelt zich een risico op voldoende/permanente beschikbaarheid tijdens de uitvoering van de beide opdrachten.
De eisen inzake gelijkheid, transparantie en evenredigheid brengen de aanbestedende overheid ertoe om de inschrijvers die voor beide opdrachten offerte indienen, op te leggen dat zij in het offerteformulier voor de opdracht Sitemanager moeten aangeven naar welke opdracht hun voorkeur uitgaat in het geval de inschrijver voor beide opdrachten de economisch meest voordelige offerte zou hebben ingediend. Indien de inschrijver nalaat dit in het offerteformulier van de Sitemanager te vermelden zal eerst de toewijzing van de opdracht Sitemanager door loting bepaald worden en vervolgens de beslissing inzake de toewijzing van de opdracht voor de Facility Manager worden genomen.
Door in te schrijven op de huidige opdracht verklaart de inschrijver zich onvoorwaardelijk en uitdrukkelijk akkoord met de hierboven aangehaalde motieven en werkwijze
4/ De cvba Waalse Krook treedt op als opdrachtencentrale. De raamovereenkomst zal deelopdrachten omvatten gegund door hetzij de cvba Waalse Krook, hetzij Sogent. De raamovereenkomst heeft een duur van 4 jaar. De deelopdracht heeft een duur van 4 jaar, met opzegmogelijkheid conform de bepalingen van het bijzonder bestek (zie rubriek 1.7.).
Te lezen:
1/ Het bestek is verkrijgbaar op de website van Sogent
http://www.sogent.be/aanbestedingen
2/ Verplichte plaatsbezoek
De inschrijver is verplicht deel te nemen aan een plaatsbezoek, dit plaatsbezoek zal doorgaan op vrijdag 21/10/2016 om 14u00.
Een door de aanbestedende overheid ondertekend attest van plaatsbezoek moet aan de offerte worden toegevoegd.
3/ AANDACHT : de aanbestedende overheid wijst erop dat er gelijktijdig een overheidsopdracht voor de aanstelling van een Site Manager wordt georganiseerd. Het is de marktspelers toegestaan om aan beide procedures deel te nemen, maar eenzelfde inschrijver kan niet gelijktijdig Sitemanager en Facility Manager zijn omwille van het risico op belangenvermenging. Immers de Facility Manager rapporteert aan de Sitemanager en staat hiërarchisch onder de Sitemanager. Een permanente toepassing van artikel 64 KB Plaatsing zou ertoe leiden dat de Sitemanager geen leiding kan geven aan de Facility Manager en zou tot een wezenlijke uitholling en onwerkbaarheid van de opdracht leiden. Tevens bestaat er een risico op beperking van de mededinging en stelt zich een risico op voldoende/permanente beschikbaarheid tijdens de uitvoering van de beide opdrachten.
De eisen inzake gelijkheid, transparantie en evenredigheid brengen de aanbestedende overheid ertoe om de inschrijvers die voor beide opdrachten offerte indienen, op te leggen dat zij in het offerteformulier voor de opdracht Sitemanager moeten aangeven naar welke opdracht hun voorkeur uitgaat in het geval de inschrijver voor beide opdrachten de economisch meest voordelige offerte zou hebben ingediend. Indien de inschrijver nalaat dit in het offerteformulier van de Sitemanager te vermelden zal eerst de toewijzing van de opdracht Sitemanager door loting bepaald worden en vervolgens de beslissing inzake de toewijzing van de opdracht voor de Facility Manager worden genomen.
Door in te schrijven op de huidige opdracht verklaart de inschrijver zich onvoorwaardelijk en uitdrukkelijk akkoord met de hierboven aangehaalde motieven en werkwijze
4/ De cvba Waalse Krook treedt op als opdrachtencentrale. De raamovereenkomst zal deelopdrachten omvatten gegund door hetzij de cvba Waalse Krook, hetzij Sogent. De raamovereenkomst heeft een duur van 4 jaar. De deelopdracht heeft een duur van 4 jaar, met opzegmogelijkheid conform de bepalingen van het bijzonder bestek (zie rubriek 1.7.).
5/ VRAGEN EN ANTWOORDEN
VRAAG 1 :
Uit de offerte aanvraag begrijpen we dat SO Gent op zoek is naar een professionele dienstverlener op het vlak van FM eerder dan naar 1 persoon (lees de facility manager)', Er wordt daarbij verwezen naar een persoon OF naar een team voor het dagdagelijks beheer. Kan u iets specifieker zijn naar de invulling van dit beheer?
ANTWOORD 1:
De CVBA wenst een professionele dienstverlener die 1 persoon, de facility manager, zal aanstellen die voldoende op het terrein aanwezig is voor de operationele werking en die eveneens het aanspreekpunt is voor de CVBA,. De dienstverlener zal nauw samenwerken met de site-manager en dient daarom voldoende bereikbaar te zijn, ook indien de facility manager niet aanwezig is op de site. Het is aan de inschrijver om een inschatting te maken van de totale omvang van de te leveren diensten en het personeel (in front of back-office) die nodig zullen zijn voor deze opdracht. Deze inschatting, visie en plan van aanpak maakt deel uit van het gunningscriterium 2 "kwaliteit van dienstverlening." De dienstverlener voorziet eveneens vervanging in geval van ziekte of vakantie. De opdrachtgever biedt aan dat tijdens de uitvoering van de opdracht een gratis flex-plek als werkplek ter beschikking wordt gesteld in de kantoren van het Hoofdgebouw. De opdrachtnemer moet wel over eigen ICT-materiaal beschikken om de opdracht uit te voeren.
VRAAG 2 :
Veelal wordt het incidenten beheer via FMIS of andere tools ondersteunt. Is deze tool voorradig of verwacht u van de dienstverlener dat hij zijn eigen tools met zich meebrengt?
ANTWOORD 2 :
Deze tool is niet voorradig. Er wordt eveneens niet verwacht dat deze tool is inbegrepen in de offerte. De dienstverlener dient binnen deze opdracht, haar plan van aanpak op te stellen en de wijze waarop opvolging van incidenten zal worden georganiseerd voor te stellen.
6/ WIJZIGINGEN AAN BESTEK
Onder punt 5.5 Informatieplicht dient de eerste alinea
"Er wordt verwacht dat de opdrachtnemer, voltijds aanwezig is in het gebouw de Krook voor overleg,
aansturing, het voorbereiden van besluiten van het directiecomité en de raad van bestuur van de CVBA Waalse Krook, etc"
vervangen te worden door volgende alinea
"Er wordt verwacht dat de opdrachtnemer, voldoende aanwezig is in het gebouw de Krook voor overleg,
aansturing, het voorbereiden van besluiten van het directiecomité en de raad van bestuur van de CVBA Waalse Krook, etc"
7/ BIJKOMEND PLAATSBEZOEK
Er is een tweede datum voor het verplichte plaatsbezoek bepaald : 04.11.2016 om 14u, aan de ingang van het gebouw Platteberg, 9000 Gent
Om de gelijkheid onder de geïnteresseerde marktspelers te bewaren kan slechts aan één plaatsbezoek worden deelgenomen. Aanvragen voor een afspraak worden per mail gericht aan Jole Leyseele.
VI.4. OVERIGE NADERE INLICHTINGEN:
Deze informatie wordt tevens op de website Sogent gepubliceerd.
AANDACHT wordt gevestigd op de bijkomende datum voor het verplicht plaatsbezoek.
Er is een tweede datum voor het verplichte plaatsbezoek bepaald : 04.11.2016 om 14u, aan de ingang van het gebouw Platteberg, 9000 Gent
Om de gelijkheid onder de geïnteresseerde marktspelers te bewaren kan slechts aan één plaatsbezoek worden deelgenomen. Aanvragen voor een afspraak worden per mail gericht aan Jole Leyseele.
VI.5. DATUM VAN VERZENDING VAN DEZE AANKONDIGING: 31/10/2016